La partecipazione ottimale alle videoconferenze richiede la conoscenza, da parte di tutti i presenti alla riunione, di alcune informazioni/regole di base per poter meglio utilizzare le potenzialità della piattaforma di comunicazione on line.
Ad oggi, anche se la modalità in “presenza continua” consente a tutti i partecipanti alla riunione di vedersi e interagire in una sorta di “sala riunioni virtuale”, la carsa velocità delle linee telematiche attive sul territorio nazionale non consente di fruire agevolmente di detta possibilità; pertanto, è opportuno ottimizzare l’utilizzo della sala riunioni virtuale contingentando l’uso contemporaneo di webcam e microfoni al fine di evitare di saturare la banda a disposizione.
Per partecipare ad una videoconferenza è opportuno collegarsi almeno cinque minuti prima dell’inizio della riunione, in modo da consentire, dopo il collegamento, la verifica dell’identità del partecipante e il funzionamento della strumentazione audio-video (webcam e microfono).
Effettuato il controllo bisognerà:
- spegnere sia il microfono che la webcam, per evitare interferenze acustiche nella sala virtuale in cui si è appena entrati;
- rimanere collegati in attesa dell’avvio dei lavori.
Riguardo l’audio, si consiglia di utilizzare cuffie provviste di microfono (molto valide quelle in dotazione ai telefoni cellulari), perchè l’uso contemporaneo delle casse del computer e del microfono producono ritorni di voce in grado di rendere incomprensibili i dialoghi dei presenti.
Durante la riunione, per intervenire, bisogna chiedere la parola al Presidente della riunione attivando momentaneamente la webcam e il microfono; solo dopo aver acquisito la facoltà di
parola sarà possibile attivare webcam e microfono per tutto il tempo dell’intervento personale.
Privacy
Ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati personali (privacy), nonché del nuovo regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, General Data Protection Regulation –
Regolamento UE 2016/679), si ricorda che le videoconferenze non possono essere registrate e non possono essere effettuati screenshot della riunione virtuale senza il consenso degli
interessati.
Ogni violazione sarà perseguita ai sensi di legge.
